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秘书职业资格考试攻略:高分突破有技巧!不看会后悔

发表时间:2013/11/29 11:12:19      点击数:1898

高大上的秘书职业资格证考试越来越近了,结束了培训的同学是否有在认真的复习呢?光认真没有技巧怎么行~今天万能的小编就来带你攻略一下考试要点

一、秘书职业资格考试试卷结构

(一)“职业道德”在理论知识卷考试中只占10分,专业能力卷中没有这部分内容,而且这部分内容完全从书上出的很少,其它的就是涉及个人行为和心理的题,按照符合常理常情去答就可以。所以小编建议,如果时间允许“职业道德”这部分可以看看;时间紧迫的话,这部分教程内容就可以略去了。

(二)理论知识卷中的“基础知识”就是文书基础、办公自动化基础、沟通基础、速记基础、管理基础、法律基础等内容,这部分在试卷中四级占25分,三级占20分,占分虽然不多,不能不看,但不要花太多的时间。然而,需要提醒的是其中的办公自动化基础、沟通基础的相关知识技能除了在理论知识卷中会出外,在专业能力卷中也会综合其它知识一起。所以,建议“办公自动化基础”的知识和技能都要熟知和掌握。“沟通基础”的知识能力需要在理解中掌握,其它的基础知识就要有选择地掌握了(根据级别角色定位选择常用到的知识来看)。

(三)理论知识卷和专业能力卷都会考到,而且占分很重的就是“三级或四级秘书培训教程”中的三大块内容——会议管理、事务管理、文书拟写与处理(办会、办事、办文),在两份卷(200分)中它们的分值分别是50、65、55(以三级为例)。由于考试中试题高级别涵盖低级别的基本知识及工作能力要求,所以,建议对这三部分内容要全面掌握,即考三级的在有重点地阅读“三级秘书培训教程”的情况下也希望能有条件地选择阅读“四级、五级秘书培训教程”。

二、了解秘书职业资格考试教程中的考点,便于有重点地复习

小编建议:

1.将重点放在“相关知识”与“工作技能”两部分。

2.认真阅读“引导案例”,以加深对相关内容的理解。

3.“先修内容”中提及的内容与“相关知识”和“工作技能”有很大的关联,是进一步的强化,要特别注意。

4.“相关链接”主要是提供一些阅读材料以拓展考生的视野,不作为考核重点。“四级教程”中的“办公设备的使用和管理”除外,其相关链接不出问答题,但会出选择题。 “办公设备的使用和管理”这节内容在三级考试中也会考到,多考单选和多选。此外,“注意事项”也是很重要的部分。

注: 要掌握考点还可以依据《秘书考试与实训指南》一书的指引

三、了解秘书职业资格考试各种题型的命题思路

“案例分析题”这部分,出现在画面上的所有镜头都有考核点,包括秘书的着装、行为、语言,办公场所的环境、布置,工作的程序,文稿的格式和内容的正误,设备的操作使用等,总之是涉及办文、办会、办事中的各个细节都有做得对和做得不对或不好的地方。

考试时,考生首先要做的就是“据题找分”,只要找准题点,那就非“正确”即“错误”,还要表述正确才可得分(举例做解释)。做这个题时要求考生建立起流程观念,以完整的工作程序看待自己面临的任务,并及时作出反应。我们在复习时要带着岗位认知的心态去理解其中贴近实际工作的要求。

秘书的职业定位是:秘书五级为前台或文员(初萌);四级为办公室秘书(钟苗);三级为经理助理(高叶);二级为行政总监。这些人物就是视频的案例分析题中出现的主要人物。据专家介绍,他们出题时这几个人物有个特点:初萌做错事比较多,钟苗错对差不多各半,高叶做错的比较少。我们可以据此来检验自己的分析做得是否对。

又如“操作实务题”是考核考生将理论知识运用到日常工作中的综合技能的具体体现,各级试题均以办会、办事、办文知识模块为技能考核点,应该注意的是这种题高级别会涵盖低级别的知识。 因为是“操作题”,所以,就会涉及任务的布置环节、执行任务时的工作程序、需要回答的内容、需要写作文案的格式、内容,还有就是在完成任务过程中必要沟通的交代。三级题在回答问题时除有观点(提纲)外,还要有阐述。这种题考问答和写作的比例很大。

四、秘书职业资格考试其他要注意的问题

1.选择题量很多,120道题目要求在90分钟内完成,所以务必控制好时间。选择题的题型包括单项、多项、不定项、中性选择四项。

2.工作实务题主要偏重实际操作,包括某项工作的方法、内容、写作的格式等等,并且形式很灵活,如拟写一份完整的库存管理方法,以备忘录的格式,通过电子邮件发送给某某经理等。这就要求大家掌握多种知识的同时学会灵活运用。

3.录像分析题只要找出录像中的正确或错误的地方即可,不需要加以分析(这是近期考试的形式)。每个级别分别都有两道录像题,每道在5-10分钟。试卷要求找出15个正确或错误的地方即可,但是每道录像题中至少有15-20个错误和正确的地方,甚至更多,大家尽可能都写下来。

4.最后要用一定的时间上机练习,提高答题速度,不写错别字!

关于案例分析题的答题技巧:

“案例分析”以情景叙述分析为主,也有可能采用往年播放录像分析的形式进行考察。以下内容是对近年来的国考试卷分析后,得出的初步结论,仅供大家参考借鉴。

1.环境方面。如会议室、会客室、接待室、走廊、办公室布局/布置/清洁/办公用品的摆放/整齐、卫生、光线、温度(会议18-20℃)、湿度、绿色植物等。

2.秘书职业形象。包括坐/站/走姿等仪态/着装(职业装)方面。

3.接待方面。环境情况、办公用品的准备情况、接待预约和未预约的来访者、电话接待的要求等。

4.沟通方面。包括沟通的基本技能、具体技能要求、内容(与上级沟通:提出建议、汇报工作、承认错误等;与下级沟通:语言、态度;对外沟通:语言语气)。

5.接打电话。要在铃响三声内接电话;接电话时首先要自报家门,并使用礼貌用语;电话在办公桌左上方放置,右手将信息记在专用的记录薄上;信息的保密;上班时间不得占用电话聊天等。

6.会议方面。会议筹备的各项环节、会中的服务工作、会后的善后工作、会议协调、突发事件的处理、商务活动和旅行的工作事宜等。

7.档案信息管理。收集方法、档案收集流程、档案信息管理(分类明确,不随意乱放)、信息开发工作等等。

8.办公室事务管理。库存管理、进货保管、紧急事故的处理、办公设备用品的采购(包括急救箱的置办)等。

9.秘书日常行为。参谋建议、承担责任、强有力的执行力、保密工作、自我约束等。

10.秘书职业资格考试其他内容

小编在这里特意列出了几条具体的事项:

(一)关于商务活动中的迎送和宴请

迎送:迎送的礼仪、原则;车辆、车内座位的安排;迎客的方式(秘书在门口迎接,领导在会客厅等待迎接);入座的顺序;客人应坐在正门正对的席位右边,其他随从人员的位置也要注意;进出电梯的注意事项;送礼物时需注意的地方和禁忌;送客时要提前话别。

宴请:场地的选择;点菜时要注意对方有无忌口;聊天时不谈政治、宗教、隐私;不问婚否;合适的身体语言;餐桌礼仪等。

(二)有关商务差旅

做好出行前的准备,拟定出访方案,包括意图和目的、出访时间、地点和路线、费用情况和注意事项等;准备好后要向上司汇报,完善和确认差旅相关事项。

(三)有关信息沟通

秘书要做到换位思考、耐心倾听、及时汇报情况;未经领导的授权下,不能随意说出领导的有关信息(地址、电话等);遇到重要事项,若上级正在开会或接待他人,秘书不能直接进去向领导说,而应写成便条形式,把领导叫出来汇报;紧急情况或对方提出一些要求,秘书要向上级请示;在领导未指示的情况下,秘书不应该做出任何越级的决定,更不能以公谋私。

总体注意事项:案例分析题以具体实际操作技能为重点,考点涉及面积广,较分散。以上虽然列出了这部分覆盖的基本提纲,但小编还是要提醒大家认真复习教程中的内容,做到工作技能全方位捕捉,无漏网之鱼。

看到这里,你以为本期内容就这样结束了吗?

是的,就这样结束了。

小编不眠不休整理出来的考试攻略和答题技巧,相信会对你有所帮助。最后,希望参加考试的同学们都能够乘风破浪,下笔如有神助,高分拿下秘书资格证!